I et forsøg på at holde omkostningerne nede, køber virksomhederne i transportsektoren ofte billigere løsninger fremfor at investere i professionelle it-løsninger. Men udfordringen begynder først, når de skjulte omkostninger dukker op, forklarer Lars Virdeby fra Panasonic.
For at kunne opfylde de høje effektivitetskrav, der er i transportbranchen, investerer virksomheder i den rigtige bil, personale og procedurer. Dét som ofte er et af de vigtigste arbejdsredskab, nemlig it-løsningerne, vælger flere derimod at spare på. Virksomhederne tror, at de med den rigtige software kan få en almindelig forbrugertablet til at klare opgaver som fx at læse stregkoder og indhente ordre på en ordentlig måde. Gennem sin stilling som Key Account Manager hos Panasonic Toughbook Nordic har Lars Virdeby mødt mange kunder, der ikke er klar over, at en hård dag på arbejdet også kræver it-værktøjer, der kan tåle et par slag.
– På papiret har de almindelige forbrugerprodukter ofte de samme specifikationer som de professionelle, men det er i dét øjeblik, man tager enheden i brug, at man oplever forskellen. For her skal produktet kunne bruges i både stærkt sollys, sne og regn. Samtidig skal det også overleve at blive kastet ind og ud af bilen, støvede førerhuse, fugt og at blive balanceret rundt på pakker og paller, siger Lars Virdeby.
Skjulte omkostninger
I 2014 lavede Panasonic en undersøgelse blandt britiske virksomheder, som viser, at en af de hyppigste grunde til, at en tablet går i stykker på arbejdspladsen er, at den udsættes for ekstrem varme eller kulde. Det kan fx nemt ske, hvis man glemmer produktet i bilen. Dertil svarede 21 procenter af virksomhederne også, at produkterne får skader, når de tabes på jorden eller får stød, mens 17 procent skyldes, at der spildes væske på enheden.
For en arbejdsgiver kan valget af it-løsninger ofte være hurtig overstået ved at købe billige og simple enheder i en almindlig elektronikbutik. Her er omkostningerne lave, specifikationer ser gode ud på papiret, og enheden virker umiddelbart fint til formålet. Nogle virksomheder indregner tab og ødelæggelse af et vist antal enheder. Det som regnskabet ofte ikke belyser, er de skjulte omkostninger, der er forbundet med nedetid, når et produkt går i stykker, eller de konsekvenser der opstår, når udstyret går i stykker på de mest uhensigtsmæssige tidspunkter.
– Konsekvensen kan være, at føreren ikke kan få ordren i hus, ikke kan levere varerne til eller i værste fald ikke får leveret det hele, siger Lars Virdeby.
Kvalitet over kvantitet
Slitage kan være omkostningsfuldt i form af tabt effektivitet eller nedetid. For eksempel er USB-porten på en almindelig pc designet til at kunne bruges op mod 1200 til 1500. En Panasonic Toughbook er derimod testet til, at man kan bruge USB-porten op mod 30.000 til 35.000 gange.
– I virkeligheden betyder det, at en USB-port på en almindelig pc er udslidt efter et halvt år, hvis man bruger den to gange om dagen. Jeg drager ofte en parallel til det at male et hus. Hvis du køber en billig spand maling, så risikerer du at skulle male huset oftere. I situationen er det billigt, men det skønnes, at den tid man efterfølgende bruger på rengøring af huset, vedligeholdelse, ny maling og udstyr med tiden bliver dyrere. Det handler derfor om at oprette et regnskab, der fremadrettet viser og holder øje med de skjulte omkostninger – også dem længere fremme i tiden, siger Lars Virdeby.
Omkostningsbesparende tænkning
Hvis du ønsker at sænke dine driftsomkostninger, skal du tænke langsigtet med dine it-løsninger. Produkterne skal leve i mange år, have en lav fejlprocent, være lette at bruge og have en kort servicetid. Samtidig skal tilbehør og dockingstation fungere med den næste enhed, du køber.
– Med en Toughbook og Toughpad investerer du i en langsigtet løsning, der kan holde i mange år, uden at du skal udskifte tilbehør eller lignende. Samtidig vil styresystemet – uanset om du bruger Windows eller Android – sikre en funktionel anvendelse, så du kan bruge enheden på vejen såvel som på kontoret. Og du kan altid have direkte kontakt med virksomhedens system, fejlmeddelelser, rapporter, projektleverancer og beskeder, siger Lars Virdeby.
